Personalverwaltung – Disziplin mit Optimierungsbedarf

Hinter der Personalverwaltung eines Unternehmens steht häufig nur eine Person oder ein ganz kleines Team. Die Aufgaben hingegen sind umfangreich und übersteigen die Kapazitäten der vorhandenen Personen. Dann ist Priorisieren und Optimieren angesagt. Wo du in der Personalverwaltung wertvolle Zeit gewinnen kannst, das erfährst du jetzt!

Personalverwaltung: 100 Personalaufgaben – 1 Person

Im Personalmanagement gibt es einiges zu tun. Das reicht vom Verwalten und Herausgeben von zahlreichen Informationen über einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder das gesamte Personal. Dazu kommt die administrative Abwicklung von Einstellungen, Beförderungen, Austritten und vielem mehr sowie die Abrechnungen von Gehalt, Reisekosten und Co. Außerdem müssen Meldungen wie Lohnsteueranmeldungen, Arbeitsamtsmeldungen oder Entgeltnachweise erstellt werden. Die Personalverwaltung ist auch für die Überwachung von Fehlzeiten, Urlaub oder Überstunden sowie für den Arbeits- und Datenschutz des Personals zuständig. Unter dem Strich: Eine ganze Menge! Trotzdem besteht das HR-Team in vielen Unternehmen aus nur einer Person oder einem kleinen Team. Da heißt es: Arbeitsabläufe optimieren! Hier kommen ein paar Tipps, wie das gelingt:

#1 Sprich endlich mal ein Machtwort

Fehlende Atteste, falsch ausgefüllte Urlaubsanträge oder nicht eingereichte Versicherungsnachweise – die Personalabteilung muss den Mitarbeitern oft hinterherlaufen. Doch damit ist jetzt Schluss! Setze eine feste Deadline, bis wann was abgegeben sein muss und kommuniziere die möglichen Konsequenzen. Du wirst sehen: Plötzlich landen die Unterlagen pünktlich auf deinem Schreibtisch. Manchmal braucht es klare Fristen, sonst schieben die Mitarbeiter Dinge vor sich hin. Du sparst dir auf jeden Fall eine ganze Menge Hinterherlauferei sowie Herumtelefoniererei – und damit Zeit!

#2 Erstell dir Vorlagen für die Personalverwaltung

Die hundertste Einladung zum Vorstellungsgespräch oder die tausendste Erinnerung an ein fehlendes Attest – es gibt E-Mails, die du in der Personalverwaltung immer wieder schreiben musst. Statt Mal für Mal den gleichen Text in den PC einzutippen, bietet es sich an, eine Vorlage zu erstellen. Überlege dir, welche E-Mails du am häufigsten benötigst und dann speichere die Texte als Vorlagen ab. Statt jedes Mal bei Null anzufangen, kannst du den Inhalt der Nachricht jetzt einfach kopieren, personalisieren und schon bist du fertig.

#3 Do it yourself! Übergib Aufgaben an die Mitarbeiter

Es gibt viele Personalmanagement Aufgaben, die dir die Mitarbeiter abnehmen können. Das mag erst einmal komisch klingen, spart aber richtig viel Zeit. Bestes Beispiel: Die Personalakte! Oft wird hierzu ein DIN A4 Zettel an die „Neuen“ verschickt, diese füllen den Fragebogen aus, schicken ihn zurück und du musst das Gekritzel in eine analoge oder digitale Personalakte übertragen. Totaler Quatsch! Wenn du mit einer Personalverwaltungssoftware arbeitest, können die Arbeitnehmer ihre Informationen direkt in die digitale Akte eintragen. Einfach einen Link verschicken – Zeit gespart! Das gleiche gilt für Urlaubsanträge, Abwesenheitsmanagement, Atteste und vieles mehr. Mit einer digitalen Personalverwaltung können die Mitarbeiter eine ganze Menge selbst übernehmen.

#4 Setz auf digitale Unterstützung

Solltest du keine Kollegen in deiner Abteilung haben, musst du nicht auf Unterstützung verzichten. Mit einer Software sparst du dir viel Zeit und Nerven. Erstens verwaltest du alle Unterlagen und Informationen zentral an einem Ort. Tausende von Excel-Listen, meterhohe Aktenschränke und ausgedruckte Anträge gehören damit der Vergangenheit an. Urlaub kann beispielsweise ganz einfach von den Mitarbeitern selbst beantragt werden, ist mit einem Klick von der zuständigen Person bestätigt und landet automatisch im Online-Kalender. Auch die Personaldaten lassen sich viel einfacher erfassen, verwalten und ändern. Eine digitale Personalverwaltung birgt dazu noch viel weniger Risiken. Eine E-Mail ist schnell an die falsche Person verschickt und Zettel in Nullkommanichts im Drucker vergessen. Bei einer Software bekommen nur bestimmte Personen auf bestimmte Informationen Zugriff.

#5 Strukturiere deine Aufgaben

Diese Situation kennt vermutlich jeder: Man ist mit einer Aufgabe beschäftigt und dann kommt eine E-Mail rein. Anstatt die Aufgabe fertig zu bearbeiten, schaut man „schnell“ in die E-Mail rein, bearbeitet diese dann gleich und ist vollkommen raus. Am Ende fängt man bei der eigentlichen Aufgabe wieder ganz von vorne an. Daher unser letzter Tipp: Bündle deine Aufgaben und blocke dir dafür Zeitfenster. Während dieser Zeit machst du nichts anderes und lässt dich auch nicht von E-Mails und Co. ablenken. So arbeitest du viel effizienter und hast am Ende des Tages mehr geschafft.

So sieht eine effiziente Personalverwaltung aus

In Punkt vier hatten wir sie ja schon angesprochen – die digitale Unterstützung. Wenn du bei dir in der Personalverwaltung dringend Hilfe benötigst, dann solltest du jetzt das Online-Tool absence testen. Vom Urlaubsplaner über Fehlzeitenmanagement bis zur digitalen Personalakte – hier bist du rundum versorgt. Teste absence.io jetzt 30 Tage kostenlos!